Systemy ERP stają się coraz popularniejsze. Są już standardem w każdej dużej firmie, ale po to oprogramowanie sięga też coraz więcej mniejszych firm. Sprawdź, czym jest system ERP i kiedy warto w niego zainwestować.
System ERP – co to jest?
System ERP (z ang. Enterprise Resource Planning) to specjalne oprogramowanie pozwalające na planowanie zasobów przedsiębiorstwa. ERP jest specjalnym systemem umożliwiającym zintegrowanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, a tym samym uproszczenie pracy i zwiększenie efektywności działania. Pierwsze systemy ERP powstały już w latach 50. XX wieku i były wykorzystywane głównie do zarządzania stanami magazynowymi. Bardzo skuteczne działanie tych systemów i ich ogromny potencjał zaowocowały rozwojem oprogramowania, do czego przyczynił się też ogólny rozwój technologiczny. Dzisiejsze aplikacje ERP integrują wszystkie procesy zachodzące w firmach, usprawniają przepływ informacji i pozwalają na wprowadzanie potrzebnych zmian w czasie rzeczywistym.
Obecnie zastosowanie mają przede wszystkim systemy ERP II umożliwiające pracę w sieci. Dzięki temu standardowi możliwy jest dostęp do oprogramowania z poziomu przeglądarki internetowej, a firma może się kontaktować przez system ze swoimi klientami i kontrahentami. Całość możliwości oferowanych przez rozwiązania ERP znacząco zwiększa efektywność przedsiębiorstw przy jednocześnie minimalnym nakładzie pracy i ograniczonych kosztach wdrożenia systemu.
Wykorzystanie systemów ERP
Interaktywne środowisko systemu ERP pozwala na zbieranie danych dotyczących działalności firmy, analizowanie tych danych oraz zarządzanie wszystkimi procesami w taki sposób, by przedsiębiorstwo mogło osiągać wymierne korzyści. Oprogramowanie ERP można wykorzystać właściwie w każdym obszarze działania firmy, między innymi do zarządzania:
- sprzedażą i wysyłką towarów;
- finansami i księgowością;
- środkami trwałymi firmy;
- marketingiem i reklamą;
- magazynem;
- projektami i produkcją;
- serwisem posprzedażowym;
- zwrotami i reklamacjami.
Dzięki systemowi ERP można obsługiwać konta bankowe, wystawiać i wysyłać faktury oraz dowody sprzedaży, prowadzić pełną księgowość, tworzyć zeznania podatkowe, zarządzać zobowiązaniami i należnościami, a także zamykać rok finansowy. System ERP może mieć zastosowanie w tworzeniu kampanii reklamowej i ocenie jej skuteczności, a także tworzeniu korespondencji seryjnej i dziennika interakcji z użytkownikami. W kontekście produkcji ERP pomaga w tworzeniu zleceń i ocenie zdolności produkcyjnych, a także prognozowaniu sprzedaży, planowaniu procesów produkcyjnych i komplementacji produktów.
Oprogramowanie ERP umożliwia firmie również tworzenie budżetu zakupowego, zarządzenie zamówieniami i zwrotami oraz regułami cen i rabatów.
Możliwości systemów ERP są tak ogromne, że dosłownie nie sposób omówić, a nawet wymienić ich wszystkich w jednych artykule. Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa może być dopasowane indywidualnie do potrzeb danej firmy i zawierać wyłącznie moduły, które będą miały zastosowanie w konkretnym przedsiębiorstwie. Deweloperzy ERP tworzą rozwiązania skrojone na miarę potrzeb, a wdrożenie systemu odbywa się każdorazowo po dokładnej ocenie oczekiwań i specyfiki działalności firmy.
Kiedy firma powinna się zaopatrzyć w system ERP?
Nie ma sztywnych reguł mówiących o tym, w którym momencie firma powinna się zdecydować na korzystanie z oprogramowania ERP. Można jednak przyjąć, że takie oprogramowanie nie jest potrzebne w firmie, w której pracuje zaledwie kilka czy kilkanaście osób. Jeśli pracowników jest kilkudziesięciu, to skala działalności jest już na tyle duża, że władze firmy powinny się zastanowić nad opcją wdrożenia oprogramowania dopasowanego do potrzeb. Takie oprogramowanie ma przede wszystkim pomóc firmie w budowaniu konkurencyjności na rynku, więc moment wdrożenia zwykle zbiega się z ekspansją firmy na nowe rynki lub po prostu zwiększeniem produkcji czy rozbudową struktur.
Czasami postawienie kolejnego ważnego kroku w rozwoju firmy jest podyktowane koniecznością. Kiedy proces realizacji zamówień się opóźnia, na rynek wchodzi poważna konkurencja lub lawinowo rośnie liczba klientów, to dalsze funkcjonowanie firmy jest zależne w dużej mierze od optymalizacji wszystkich procesów, co jest jednoznaczne z wdrożeniem nowoczesnych technologii. Im szybciej firma zacznie korzystać z nowoczesnych technologii, tym szybciej wyprzedzi konkurencję. Nie warto czekać z tym do momentu, aż w firmie zacznie się źle dziać, bo taka sytuacja wiąże się najczęściej z chaosem, a w chaosie trudno o płynne wprowadzanie rewolucyjnych zmian.
